Por
Luísa França
Você tem que planejar suas
aulas, realizá-las, participar de reuniões, entregar relatórios, corrigir
provas e trabalhos, passar notas, conversar com pais de alunos, manter-se atualizado sobre temas
importantes para sua disciplina, ler uma infinidade de e-mails e
comunicados que parecem não ter fim — e, muitas vezes, se sente perdido no meio
de tantas tarefas?
A rotina do magistério é
realmente desgastante, mas seguir um método de organização pode tornar seu dia
a dia bem mais produtivo. Conheça a vantagem do Getting Things Done (GTD), método de organização desenvolvido por
David Allen que tem feito muito sucesso no mundo inteiro.
O
sistema tem como principal objetivo fazer com que as pessoas consigam cumprir
suas tarefas. Para isso, um dos seus grandes “truques” é limpar a mente de todo o
tipo de informação que não esteja diretamente ligada ao que se está fazendo no
momento. O pensamento deve estar focado na atividade presente, para que tudo
seja realizado com mais tranquilidade e eficiência.
Getting
Things Done: menos pendências
Um conceito importante no GTD
é que, se uma tarefa que precisa ser
realizada pode ser feita em até dois minutos, você deve parar tudo e começá-la
imediatamente. Assim, você reduz drasticamente suas pendências — e parar
por dois minutos não prejudica as outras atividades do seu dia.
Com relação às demais ações,
que exigem um tempo maior de dedicação, dedique-se
a uma tarefa por vez e faça o que for preciso do começo ao fim. Só depois
de completar uma tarefa você deve passar para outra.
O
método GTD segue 5 passos:
1.
Fase da coleta
Se a sua rotina está
desorganizada, o primeiro passo é reunir
tudo o que está pendente ou incompleto: trabalhos para corrigir, revistas para ler, papéis antigos para
organizar. Faça uma lista, que pode ser em papel ou digital. Essa lista de
pendências é chamada “caixa de entrada”.
2.
Fase do processamento
Esse é o momento de tomar
decisões. É quando você precisa definir
o que fazer com cada item da caixa de entrada: resolver imediatamente,
adiar, delegar, descartar, arquivar. Nenhum item pode ficar sem alguma
definição.
3.
Fase da organização
Agora que conhece suas
pendências e sabe o que deve fazer com cada uma, é importante separá-las por categorias. Para itens
físicos, separe algumas caixas, etiquete-as e armazene o que for pertinente.
Para papéis, use arquivos também etiquetados. Para itens virtuais, crie pastas.
Nesse ponto o mais importante é tornar
todos os arquivos organizados e acessíveis, para que você saiba onde
buscá-los quando forem necessários.
4.
Fase de execução
Para
saber o que fazer e quando, você tem de seguir uma ordem. A primeira
questão a se considerar é: você está no lugar certo para fazer a tarefa?
Depois, avalie se você terá tempo e energia disponíveis naquele momento —
lembre-se de que, ao começar, deve ir até o fim. Por último, veja qual é a
prioridade das tarefas e faça cada uma delas na sequência certa.
5.
Fase de revisão
Não basta se organizar uma
vez: é preciso se manter organizado. Pelo menos uma vez por semana, você deve
verificar se tudo continua em ordem. O autor recomenda que se estipule um dia e
um horário para fazer as revisões. Nessa revisão semanal, você deve conferir a
sua "caixa de entrada" para continuar organizando as suas tarefas de
forma contínua.
Como
o GTD funciona para os professores
Para quem dá aulas, a organização do método pode significar um
grande ganho de tempo. Na fase da coleta, por exemplo, mantenha seu
calendário sempre à mão para não perder nenhum prazo e registre os compromissos
importantes e pontuais, como plano de aulas, reuniões de pais e fechamento de
notas. As tarefas mais rotineiras, como preparar aulas e atualizar o diário de
classe, podem ser acrescentadas semanalmente na caixa de entrada.
No que diz respeito às rotinas
do magistério, o item 3, relacionado à organização, é extremamente importante.
Tenha um arquivo físico para guardar as provas, listas de exercícios e outras
atividades entregue pelos alunos, para não se perder em meio aos papéis. Faça a
categorização por data da atividade, por turma e por ano escolar. Também é
importante manter um bom sistema de pastas virtuais. Uma boa ideia é dividir os
planos de aulas em “aulas dadas” e “aulas preparadas”, e passar os arquivos de
uma pasta para as outras, mantendo a ordem cronológica. Além disso, vale criar
uma categoria de “itens de referência”, com imagens, vídeos, textos e outros
recursos que podem ser úteis no momento de preparar as aulas.
Na
etapa da execução, coloque em prática a regra dos dois minutos. Nesse sentido, é
importante lembrar-se, por exemplo, de que passar o registro de presença e os
conteúdos do papel para o registro digital pode até impactar pouco no seu dia a
dia, mas no fim do semestre isso ajudará — e muito! — na entrega de dados à
escola. Se for começar uma tarefa mais trabalhosa, como preparar uma aula,
esteja certo de que você terá tempo de ir até o fim.
Por fim, vale destacar a
importância do último passo do método, a revisão, na vida do professor. A cada
semana, avalie: os conteúdos foram dados conforme o planejamento? As atividades
propostas indicaram que os alunos entenderam bem o assunto? Ou ele deverá ser
trabalhado por mais tempo? Faça o replanejamento dos conteúdos a cada semana em
vez de esperar um semestre inteiro — assim evita-se que assuntos e atividades
acabem acumulados.
Além de adotar o GTD, uma
forma complementar que ajuda muito o professor a otimizar o tempo dedicado às
atividades escolares acontece por meio do uso de tecnologia. Agendas digitais,
aplicativos para organização de tarefas e softwares específicos para a realidade
escolar, que automatizam a elaboração e correção de atividades, têm muito a
contribuir com a gestão do tempo do professor.
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